Gastblog: De advocatuur als onderneming

Foto door Ingrid Bertens, Studiolys Breda

De advocatuur als onderneming 1

1. Het merendeel van de advocaten- en notariskantoren wordt niet als onderneming geëxploiteerd. Waarom is het belangrijk het kantoor wel te exploiteren als een heuse onderneming?

2. In een recent rapport van Thompson Reuters ( Productivity is King and Dynamic Law Firms Have It, Shows New Law Firm Survey, 2018) wordt duidelijk gemaakt dat productiviteit koning is. Op zich lijkt dit een open deur, namelijk een lang geleden door Adam Smith aan het eind van de 17e eeuw beschreven
economische wet. Kort gezegd: indien winst wordt geherinvesteerd, zal de toekomstige omzet en dus de winst toenemen. Thompson Reuters voegt er nog een waarneming aan toe. Namelijk deze, dat dynamische
advocatenkantoren profijt hebben van die productiviteit, en statische advocatenkantoren de boot missen. De indeling die Thompson Reuters heeft gemaakt is op zich eenvoudig. De Top-25 van de onderzochte kantoren met de beste gemiddelde performance is ingedeeld in de groep Dynamische kantoren; de kantoren die moeilijk groei konden bewerkstelligen en in vele gevallen zelfs achteruit gingen in omzet, zijn ingedeeld bij de Statische kantoren.

3. In het rapport van Thomson Reuters worden nog enkele deuren geopend. Namelijk, zodra de productiviteit afneemt, heeft dit onmiddellijk gevolgen voor de mogelijkheden om te investeren in technologische verbeteringen, marketing en business development. En dus, zo blijkt uit het onderzoek, ziet men een dramatische terugval in investeringen op die gebieden, hetgeen weer minder werk tot gevolg heeft. Zo is de cirkel weer rond.

4. Het rapport van Thomson Reuters is gebaseerd op onderzoek in de USA. Een artikel in het FD van 15 augustus 2018 maakt duidelijk dat het in onze streken niet wezenlijk anders is: ‘Middelgroot advocatenkantoor zit te slapen’. De cijfers die het FD gebruikt, komen van het over 2017 uitgevoerde onderzoek van SDU naar de Stand van de Advocatuur.

5. Hoe komt het dat er weinig verandert in de wijze van beoefenen van de advocatuur? Allereerst: mensen houden niet van verandering. Dat blijkt uit nostalgische uitingen van populistische politici: rond 1850 was alles beter. Iedereen weet dat dit niet het geval is. De invoering van de fax als opvolger van
de telex heeft best wat tijd in beslag genomen. En hoeveel advocaten hebben niet lange tijd hun cliënten bestookt met lange emails, terwijl hetzelfde stuk ook nog eens per post werd verzonden.

6. Terug naar het onderzoek van Thomson Reuters. Hoe het komt dat een aantal kantoren niet in staat is de omzet te vergroten terwijl andere kantoren daartoe wel in staat zijn. Het antwoord op die vraag zal van kantoor tot kantoor verschillen, maar belangrijk is allereerst of en zo ja in hoeverre kantoren op zich een deugdelijke groeistrategie hebben vastgesteld en ten tweede deze ook daadwerkelijk in de praktijk brengen.

7. Een deel van het antwoord ligt dus in de gekozen strategie. Vele kantoren hebben op zich wel een strategienota, doch de inhoud van die nota wordt ofwel niet gevolgd ofwel is onvoldoende duidelijk dan wel achterhaald; anders gezegd: de strategie mist focus op een aantal concrete en met elkaar samenhangende doelen, terwijl de implementatie ervan gebrekkig is dan wel non-existent.

8. In het FD van 2 november 2018 wordt een gynaecoloog van het OLVG in Amsterdam geïnterviewd. Hij spreekt over de ziekenhuiswereld, maar voor de zakelijke dienstverlening ligt het niet anders. Er moeten keuzen gemaakt worden. Hij trekt de vergelijking met een à la carte restaurant: dat moet niet tegelijkertijd friet uit het raam gaan verkopen. Er zijn vele van dit soort vergelijkingen; denk aan luxe luchtvervoer door KLM en bulkvervoer door Ryanair. Dat gaat niet samen. Bij het vaststellen van de strategie is Focus wel degelijk een toverwoord.

9. Een tweede deel van het antwoord ligt in de aarzelingen bij het doen van investeringen. In de advocatuur en in de zakelijke dienstverlening in het algemeen is het niet ongebruikelijk om investeringen zowel in materiële activa als in mensen zo lang mogelijk uit te stellen. Daarover zijn vele artikelen geschreven. Het niet investeren komt voort uit een gebrek aan ondernemerszin en waarschijnlijk een gebrek aan vertrouwen in de toekomst. Men vergeet echter dat door niet te investeren een negatieve spiraal ontstaat. Anders gezegd: het is onverstandig te sturen op kosten – hoezeer die ook in de hand gehouden moeten worden – in plaats van op toename van de omzet.

10. Zolang een advocaten- of notariskantoor niet gerund worden als een onderneming, zal er hoogstens stabilisatie van omzet en winst plaatsvinden; veel vaker zullen omzet en winst afnemen. Ondernemers in het bedrijfsleven plegen met een strategie een zekere groei te bewerkstelligen. Zij zetten een punt aan de horizon en richten hun investeringen op het bereiken van die plaats. Het is een economisch gegeven dat het ontbreken van groei, en dus bijvoorbeeld het niet aannemen van nieuwe medewerkers, één van de kernoorzaken is van het missen van nieuwe omzet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het effect of beter gezegd het ontbreken van ‘leverage’. Vanzelfsprekend dient tegelijkertijd sterk geïnvesteerd te worden in Business Development en Marketing. Onderzoek heeft uitgewezen dat die investeringen zeer effectieve
acties zijn om werk binnen te halen.

11. Recent benchmarkt onderzoek van Wolters Kluwer laat zien dat kantoren die een substantieel groter aantal medewerkers hebben ten opzichte van het aantal partners, een aanzienlijk hoger winstpotentieel hebben dan kantoren waar het aantal partners groter is dan de medewerkers populatie. Het zijn allemaal betrekkelijk eenvoudige uitgangspunten.

12. Uit het benchmarkt onderzoek van Wolters Kluwer wordt nog iets anders duidelijk, namelijk dat vele kantoren in de dagelijkse exploitatie te kort schieten. Het begint al bij het noteren van de gewerkte uren. Dat gebeurt te voorzichtig. Anders gezegd, er wordt al afgeboekt op de uren voordat ook maar het moment van declareren in zicht is gekomen. Geen wonder dat de winst dan achterblijft. Dat afboeken gebeurt namelijk nog twee keer, namelijk op het moment van vaststellen van de declaratie en nog een keer, zodra de client gaat ‘piepen’ tegen de dag dat hij moet betalen.

13. In het begin van de 19e eeuw lieten advocaten en notarissen sollicitanten eerst een stuk overschrijven alvorens degene met de minste fouten aan te nemen. Heden ten dage zorgt de ’speller check’ van Word voor de juiste spelling van woorden. In de komende jaren zullen om bij te blijven bij de marktontwikkelingen relatief grote investeringen gedaan moeten worden in digitale technologie. Niet alleen kan met die digitale technologie een deel van het werk – denk aan herhaaldelijk voorkomende handelingen, zoals het opmaken van relatief eenvoudige contracten en processtukken en de review van contracten – worden overgenomen. Met die digitale technologie kan veel efficiënter worden gewerkt dan in het verleden. Denk aan het gebruik van Document Management Systemen en Word for Legal en Artificial Intelligence. De eerste vorm van technologie is een absolute basis; de tweede een voorlopig eindpunt. Tussen deze twee vormen van digitalisering zit een enorme variatie aan mogelijkheden voor verdere automatisering; die aangepast kan en moet worden aan de specifieke omgeving van het kantoor. Ik noem nog een voorbeeld: het AI-algoritme van LawGeex is blijkens onderzoek beter in het reviewen van Non Disclosure Agreements dan eental advocaten en hoogleraren; het Algoritme spot 94% van de relevante issues; de controle groep van advocaten ‘slechts’ 85%. Een verschil van 9%punt ten voordele van de machine. Nog belangrijker: het onderzoek laat ook zien dat de advocaten gemiddeld 92 minuten (5.520 seconden) nodig hadden om de NDA’s te beoordelen. De AI-oplossing van LawGeex deed de review in slechts 26 seconden; en dus ook nog met een beter resultaat.

14. Noodzakelijke investeringen kunnen niet worden gedaan indien de omzet en dus de daaraan gerelateerde winst, achterblijven. Met name bij de grote internationale kantoren is een sterke stroom van investeringen zowel in ‘spullen’ als in de opleiding van de mensen die er mee moeten werken, te zien. Die kantoren hebben de financiële slagkracht voor die investeringen. Vele kleinere kantoren zullen onvoldoende financiële kracht blijken te hebben om te investeren in de digitale technologie die noodzakelijk is om hun kantoor efficiënt en winstgevend te blijven exploiteren. In dit kader zijn opvallend de verschillen in groeiambities zoals die blijken uit het Wolters Kluwer onderzoek. Hoe groter het kantoor is geworden, des te meer wil het blijkbaar groeien in aantallen fee-earners en dus in omzet en winst. De kleinste kantoren geven de voorkeur aan stabilisatie van de omvang. Ik herhaal nog maar eens een oude wijsheid: stilstand is achteruitgang.

15. De externe wereld om ons heen verandert, maar tegelijkertijd blijkt dat de interne wereld van de advocatuur en het notariaat moeite hebben zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Bij trainingen Business Development valt op, met name op de grotere kantoren – denk aan kantoren van meer dan 20 fee-earners – dat men in de ene sectie nauwelijks weet, waarmee de andere sectie bezig is. Dat is jammer omdat daarmee bijvoorbeeld de kans op een succesvolle cross-selling aanzienlijk vermindert. En een ander belangrijk euvel, advocaten blijven reactief. Zij reageren op ontwikkelingen. Zij gaan niet proactief op pad om nieuwe ontwikkelingen voor te zijn, laat staan te initiëren. De gemiddelde advocaat beseft nog onvoldoende dat ‘het grind niet meer vanzelf gaat knerpen’.

16. Het kantoor van de toekomst bedient zijn cliënten op een transparante en efficiënte manier. Indien een kantoor niet zelfstandig de noodzakelijke investeringen kan doen, is verstandig beleid tijdig de bakens te verzetten en samenwerking te zoeken met beroepsgenoten.

17. Een groot deel van de advocatenkantoren – groot en klein – worstelt met het antwoord op deze ontwikkelingen. De oplossing is ook niet eenduidig. Maar er bestaat wel een marsroute naar een efficiëntere en meer winstgevende exploitatie van het kantoor.

18. Voor die aanpak biedt een tiental auteurs in het boek ‘De advocatuur als onderneming’ een marsroute. Alle relevante onderwerpen die van belang zijn bij de exploitatie van het kantoor passeren de revue. Het is geen ‘rocket science’. Juiste invulling van de verschillende ingrediënten kan de exploitatie tot een succes maken, mits (i) iedereen ook echt meedoet en (ii) focus wordt gevonden in de gebieden die het kantoor tot het zijne wil maken. Het is net als bij een diner: bedenk eerst wat je wilt koken, doe vervolgens de boodschappen en ga pas daarna aan de slag.

19. Het eerste exemplaar van het boek ‘De advocatuur als onfderneming’ is begin november 2018 overhandigd aan de Deken van de Nederlandse Orde van Advocaten. Tijdens de boekpresentatie is door een grootafnemer van juridische diensten gewezen op de noodzaak van verandering binnen de advocatuur. De spreker heeft benadrukt dat niet in de eerste plaats het juridisch gelijk vooropgesteld dient te worden, maar juist de ‘roadmap’ naar de oplossing van het probleem. Een concreet actieplan biedt meer waarde dan ‘het gelijk hebben’. Kernwoorden als ‘beheersbaarheid’, ‘uitlegbaarheid’ en ‘schadebegroting’ komen bij veel advocaten nog niet voldoende in de vocabulaire voor. Ook wollig en niet terzake dienend taalgebruik wordt in de bestuurskamers van ondernemingen niet gewaardeerd. Een ander euvel dat zich in de visie van de spreker regelmatig voordoet, is dat de advocaat onvoldoende kennis heeft van het bedrijf van zijn klant en diens branche. Een moderne advocaat weet ‘hoe de hazen lopen’. En ter vermijding van misverstand: deze opmerkingen vanuit het bedrijfsleven gelden niet alleen voor de grootste kantoren, maar voor alle advocaten- en notariskantoren.

20. Met het boek beogen de schrijvers de markt van advocaten- en notariskantoren een ‘toolkit’ met instrumenten te geven om de bakens te verzetten. Daarvoor is wel noodzakelijk dat alle kantoorgenoten ook werkelijk uit hun ‘comfortzone’ stappen en zich verplaatsen in de wensen van hun cliënten. Niet iedere kantoorgenoot voor zich, maar gezamenlijk.

 

De advocatuur als onderneming

 

 1 Dit artikel is een aangepaste versie van de toespraak die Willem Hengeveld heeft gehouden op 8
november 2018 bij de Nederlandse Orde van Advocaten ter gelegenheid van de officiële presentatie van het
boek ‘De advocatuur als onderneming’. Het eerste exemplaar van het boek is bij die gelegenheid
aangeboden aan de Deken van de Nederlandse Orde van Advocaten.

De advocatuur als onderneming;
https://www.bju.nl/juridisch/catalogus/de-advocatuur-als-onderneming-1

Eerder is een interview met Willem Hengeveld over het boek gepubliceerd in het Advocatenblad 8,2018.
http://www.newdecade.be/img/Artikel_De_advocatuur_als_onderneming.pdf

Meld u hier aan voor de blog-nieuwsbrief en ontvang bericht wanneer de volgende blog verschijnt!

Geef een reactie

Your email address will not be published.